В условиях сокращения платежеспособного спроса инструменты управления издержками и их оптимизации часто могут сыграть ключевую роль в преодолении кризисного периода и дать возможность компании продолжить успешную конкуренцию на рынке. Доля заработной платы в себестоимости продукции в России, в среднем, составляет 25%. В сфере ИТ-решений, консалтинга, сферы услуг доля заработной платы (ЗП) в себестоимости предлагаемых товаров может достигать 80%.
В таких условиях многие руководители компаний начинают задумываться о необходимости наличия на предприятии автоматизированной системы контроля дисциплины сотрудников. Наиболее распространенным решением в этой области являются системы контроля и упраления доступом (СКУД), в которые включены функции подготовки отчетов по рабочему времени сотрудников.
Важным критерием эффективности внедрения автоматизированной системы учета является то, что в результате ее внедрения затраты рабочего времени линейных руководителей на учет и анализ нахождения сотрудников на рабочем месте должен сократиться и, ни в коем случае, не увеличиться. Это можно достичь введением СКУД в комплексе с введением в действие четкого регламента действий сотрудников в типичных рабочих ситуациях: штатная работа, поездка (местная командировка), отлучка, отгул, больничный, отпуск.
Современные сетевые СКУД, как правило, предоставляют достаточно гибких механизмов для учета перемещения сотрудников в течение рабочего дня, как в реальном пространстве компании, так и в возможных виртуальных зонах рабочей активности (напр. поездка по рабочему поручению). В рамках этих механизмов можно достаточно гибко настроить систему учета, максимально комфортно для сотрудников вписав ее в бизнес процессы компании. При этом нужно понимать, что система учета не является универсальным способом решения всех проблем, а всего лишь инструментом управления.
Давайте рассмотрим инструменты оптимизации издержек, которые может предоставить руководителю внедрение автоматизированной системы учета рабочего времени:
- Данные по присутствию/отсутствию сотрудников на рабочем месте в текущий момент
- Данные по дисциплине сотрудников (опоздания/ранние уходы/затяжной обеденный перерыв)
Сами по себе эти данные не являются достаточными для оптимизации издержек компании, но они являются тем необходимым инструментом, который может эффективно дополнить систему мотивации в компании. Важно, что этот инструмент (при правильной организации процессов) будет лишен в себе человеческого фактора – у сотрудников не будет оснований апеллировать к персональному предвзятому отношению.
Бюджет проекта по внедрению в компании (на предприятии) сетевой СКУД с несколькими точками прохода и несколькими зонами доступа, как правило, варьируется в диапазоне стоимости 100 000 – 300 000 руб.
Для примера рассмотрим организацию учета рабочего времени на предприятии с проходной на 4 турникета, и организацией 4-х виртуальных зон на основе оборудования СКУД FortNet.
Бюджет внедрения подобного проекта составит:
|
Оборудование
|
|
|
|
|
№
|
Наименование
|
Ед. изм.
|
Количество
|
Цена, у.е.
|
Сумма у.е.
|
1
|
Управляющий контролер ABC-E v 12.3e
|
шт.
|
1
|
392,00
|
392,00
|
2
|
Модуль удаленного управления точкой прохода ARCP
|
шт.
|
6
|
160,00
|
960,00
|
3
|
Блок питания RCA-12
|
шт.
|
7
|
21,00
|
147,00
|
4
|
Ростов-Дон Т283 Напольный. Двухпроходной (обеспечивает два независимых прохода)
|
шт.
|
2
|
2270,00
|
4540,00
|
5
|
РД Штанги Антипаника Россия Штанги к турникету D32mm "антипаника" (3 шт)
|
шт.
|
4
|
260,00
|
1040,00
|
6
|
Считыватель (RS-232) PR 64 RS (тип карт - Em-Marine) настольный
|
шт.
|
1
|
80,00
|
80,00
|
7
|
Считыватель FPR-64WL (Em-Marine)
|
шт.
|
12
|
55,00
|
660,00
|
8
|
Аккумуляторы 12В 7,2 Аы
|
шт.
|
9
|
14,00
|
126,00
|
9
|
Расходные материалы (кабель, короба, крепеж)
|
шт.
|
1
|
250,00
|
250,00
|
10
|
Блок питания ББП БИРП 12/3
|
шт.
|
2
|
85,00
|
170,00
|
|
|
|
|
|
7 819,00
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Работы
|
|
|
|
|
№
|
Наименование
|
Ед. изм.
|
Количество
|
Цена, у.е.
|
Сумма, у.е.
|
1
|
Работы по установке и настройке СКУД
|
шт.
|
1
|
2500,00
|
2500,00
|
|
|
|
|
|
2 500,00
|
Стоимость программного обеспечения в данной смете уже включена в стоимость оборудования.
Итого, с учетом работ по установке, подключению и настройке оборудования, затраты компании, пожелавшей внедрить подобную систему, составят порядка 10 000 USD. При этом нужно понимать, что если у Вас на предприятии замечательный целеустремленный коллектив, преданный своему делу, то такая система Вам не нужна, или нужна только для регулирования доступа посторонних – никакой другой пользы вы из нее не извлечете.
Однако, если это не совсем так, и в компании присутствуют недобросовестные сотрудники и руководители среднего звена, то давайте посмотрим какие плюсы можно извлечь из внедрения подобной системы.
- У руководителя любого уровня появится прозрачный механизм сквозного контроля дисциплины всей компании.
- У руководителей среднего звена уменьшатся возможности для сокрытия дисциплинарных провинностей подчиненных.
- Появятся объективные и актуальные данные по присутствию/отсутствию сотрудников на рабочем месте, которые можно будет сопоставить с результатами работы.
- Появится механизм, который будет основанием для применения административного воздействия на сотрудников (сокращение премии при опоздании).
Осязаемый экономический эффект от внедрения довольно циничен – лишенные премий за опоздания сотрудники, как правило, довольно быстро окупают внедрения таких систем:
- Если в Вашей компании штат составляет 50 чел.
- Средняя ЗП персонала составляет 1000 USD.
- 300 USD – размер средней премии за месяц.
- Вы планируете лишать сотрудника 20% премии за каждое опоздание.
- Ежедневно опаздывают 10% сотрудников.
- 10% сотрудников опаздывают более чем 5 раз в месяц.
В этом случае экономия фонда заработной платы (ФЗП) по результатам учета опозданий за месяц составит = 1500 + 5400 USD.
Т.е. система учета рабочего времени окупится за 1,5 месяца. Срок окупаемости 1,5 – 2 месяца приблизительно соответствует инерционным показателям привыкания сотрудников к новым внутренним распорядкам.
Если срок прямой окупаемости оказывается более 2-х месяцев, то, вероятнее всего, за счет экономии ФЗП окупить СКУД и Учет рабочего времени сроки не получится, т.к. сотрудники привыкнут к новому режиму работы, и количество опозданий сократится.
Но в этом случае на первую роль выйдет фактор непрямых доходов в виде дополнительного рабочего времени сотрудников, которое они будут посвящать своим должностным обязанностям.
Вашей компании останется только грамотно аккумулировать полученные результаты – но это уже отдельная управленческая задача. |