Системы контроля доступа (СКД, СКУД).

В условиях сокращения платежеспособного спроса инструменты управления издержками и их оптимизации часто могут сыграть ключевую роль в преодолении кризисного периода и дать возможность компании продолжить успешную конкуренцию на рынке. Доля заработной платы в себестоимости продукции в России, в среднем, составляет 25%. В сфере ИТ-решений, консалтинга, сферы услуг доля заработной платы (ЗП) в себестоимости предлагаемых товаров может достигать 80%.

В таких условиях многие руководители компаний начинают задумываться о необходимости наличия на предприятии автоматизированной системы контроля дисциплины сотрудников. Наиболее распространенным решением в этой области являются системы контроля и упраления доступом (СКУД), в которые включены функции подготовки отчетов по рабочему времени сотрудников.

Важным критерием эффективности внедрения автоматизированной системы учета является то, что в результате ее внедрения затраты рабочего времени линейных руководителей на учет и анализ нахождения сотрудников на рабочем месте должен сократиться и, ни в коем случае, не увеличиться. Это можно достичь введением СКУД в комплексе с введением в действие четкого регламента действий сотрудников в типичных рабочих ситуациях: штатная работа, поездка (местная командировка), отлучка, отгул, больничный, отпуск.

Современные сетевые СКУД, как правило, предоставляют достаточно гибких механизмов для учета перемещения сотрудников в течение рабочего дня, как в реальном пространстве компании, так и в возможных виртуальных зонах рабочей активности (напр. поездка по рабочему поручению). В рамках этих механизмов можно достаточно гибко настроить систему учета, максимально комфортно для сотрудников вписав ее в бизнес процессы компании. При этом нужно понимать, что система учета не является универсальным способом решения всех проблем, а всего лишь инструментом управления.

Давайте рассмотрим инструменты оптимизации издержек, которые может предоставить руководителю внедрение автоматизированной системы учета рабочего времени:

• Данные по присутствию/отсутствию сотрудников на рабочем месте в текущий момент
• Данные по дисциплине сотрудников (опоздания/ранние уходы/затяжной обеденный перерыв)

Сами по себе эти данные не являются достаточными для оптимизации издержек компании, но они являются тем необходимым инструментом, который может эффективно дополнить систему мотивации в компании. Важно, что этот инструмент (при правильной организации процессов) будет лишен в себе человеческого фактора – у сотрудников не будет оснований апеллировать к персональному предвзятому отношению.

Бюджет проекта по внедрению в компании (на предприятии) сетевой СКУД с несколькими точками прохода и несколькими зонами доступа, как правило, варьируется в диапазоне стоимости 100 000 – 300 000 руб.

Для примера рассмотрим организацию учета рабочего времени на предприятии с проходной на 4 турникета, и организацией 4-х виртуальных зон на основе оборудования СКУД FortNet.

Бюджет внедрения подобного проекта составит:

Стоимость программного обеспечения в данной смете уже включена в стоимость оборудования.

Итого, с учетом работ по установке, подключению и настройке оборудования, затраты компании, пожелавшей внедрить подобную систему, составят порядка 10 000 USD. При этом нужно понимать, что если у Вас на предприятии замечательный целеустремленный коллектив, преданный своему делу, то такая система Вам не нужна, или нужна только для регулирования доступа посторонних – никакой другой пользы вы из нее не извлечете.

Однако, если это не совсем так, и в компании присутствуют недобросовестные сотрудники и руководители среднего звена, то давайте посмотрим какие плюсы можно извлечь из внедрения подобной системы.

• У руководителя любого уровня появится прозрачный механизм сквозного контроля дисциплины всей компании.
• У руководителей среднего звена уменьшатся возможности для сокрытия дисциплинарных провинностей подчиненных.
• Появятся объективные и актуальные данные по присутствию/отсутствию сотрудников на рабочем месте, которые можно будет сопоставить с результатами работы.
• Появится механизм, который будет основанием для применения административного воздействия на сотрудников (сокращение премии при опоздании).

Осязаемый экономический эффект от внедрения довольно циничен – лишенные премий за опоздания сотрудники, как правило, довольно быстро окупают внедрения таких систем:

• Если в Вашей компании штат составляет 50 чел.
• Средняя ЗП персонала составляет 1000 USD.
• 300 USD – размер средней премии за месяц.
• Вы планируете лишать сотрудника 20% премии за каждое опоздание.
• Ежедневно опаздывают 10% сотрудников.
• 10% сотрудников опаздывают более чем 5 раз в месяц.

В этом случае экономия фонда заработной платы (ФЗП) по результатам учета опозданий за месяц составит = 1500 + 5400 USD.

Т.е. система учета рабочего времени окупится за 1,5 месяца. Срок окупаемости 1,5 – 2 месяца приблизительно соответствует инерционным показателям привыкания сотрудников к новым внутренним распорядкам.

Если срок прямой окупаемости оказывается более 2-х месяцев, то, вероятнее всего, за счет экономии ФЗП окупить СКУД и Учет рабочего времени сроки не получится, т.к. сотрудники привыкнут к новому режиму работы, и количество опозданий сократится.

Но в этом случае на первую роль выйдет фактор непрямых доходов в виде дополнительного рабочего времени сотрудников, которое они будут посвящать своим должностным обязанностям.

Вашей компании останется только грамотно аккумулировать полученные результаты – но это уже отдельная управленческая задача.