Экономическое обоснование внедрения СКУД и Учета рабочего времени.

В условиях сокращения платежеспособного спроса инструменты управления издержками и их оптимизации часто могут сыграть ключевую роль в преодолении кризисного периода и дать возможность компании продолжить успешную конкуренцию на рынке. Доля заработной платы в себестоимости продукции в России, в среднем, составляет 25%. В сфере ИТ-решений, консалтинга, сферы услуг доля заработной платы (ЗП) в себестоимости предлагаемых товаров может достигать 80%.

В таких условиях многие руководители компаний начинают задумываться о необходимости наличия на предприятии автоматизированной системы контроля дисциплины сотрудников. Наиболее распространенным решением в этой области являются системы контроля и упраления доступом (СКУД), в которые включены функции подготовки отчетов по рабочему времени сотрудников.

 

Важным критерием эффективности внедрения автоматизированной системы учета является то, что в результате ее внедрения затраты рабочего времени линейных руководителей на учет и анализ нахождения сотрудников на рабочем месте должен сократиться и, ни в коем случае, не увеличиться. Это можно достичь введением СКУД в комплексе с введением в действие четкого регламента действий сотрудников в типичных рабочих ситуациях: штатная работа, поездка (местная командировка), отлучка, отгул, больничный, отпуск.

 

Современные сетевые СКУД, как правило, предоставляют достаточно гибких механизмов для учета перемещения сотрудников в течение рабочего дня, как в реальном пространстве компании, так и в возможных виртуальных зонах рабочей активности (напр. поездка по рабочему поручению). В рамках этих механизмов можно достаточно гибко настроить систему учета, максимально комфортно для сотрудников вписав ее в бизнес процессы компании. При этом нужно понимать, что система учета не является универсальным способом решения всех проблем, а всего лишь инструментом управления.

 

Давайте рассмотрим инструменты оптимизации издержек, которые может предоставить руководителю внедрение автоматизированной системы учета рабочего времени:

  • Данные по присутствию/отсутствию сотрудников на рабочем месте в текущий момент
  • Данные по дисциплине сотрудников (опоздания/ранние уходы/затяжной обеденный перерыв)

Сами по себе эти данные не являются достаточными для оптимизации издержек компании, но они являются тем необходимым инструментом, который может эффективно дополнить систему мотивации в компании. Важно, что этот инструмент (при правильной организации процессов) будет лишен в себе человеческого фактора – у сотрудников не будет оснований апеллировать к персональному предвзятому отношению.

 

Бюджет проекта по внедрению в компании (на предприятии) сетевой СКУД с несколькими точками прохода и несколькими зонами доступа, как правило, варьируется в диапазоне стоимости 100 000 – 300 000 руб.

 

Для примера рассмотрим организацию учета рабочего времени на предприятии с проходной на 4 турникета, и организацией 4-х виртуальных зон на основе оборудования СКУД FortNet.

 

Бюджет внедрения подобного проекта составит:

 

Оборудование

Наименование

Ед. изм.

Количество

Цена, у.е.

Сумма у.е.

1

Управляющий контролер ABC-E v 12.3e

шт.

1

392,00

392,00

2

Модуль удаленного управления точкой прохода ARCP

шт.

6

160,00

960,00

3

Блок питания RCA-12

шт.

7

21,00

147,00

4

Ростов-Дон Т283 Напольный. Двухпроходной (обеспечивает два независимых прохода)

шт.

2

2270,00

4540,00

5

РД Штанги Антипаника Россия Штанги к турникету D32mm "антипаника" (3 шт)

шт.

4

260,00

1040,00

6

Считыватель (RS-232) PR 64 RS (тип карт - Em-Marine) настольный

шт.

1

80,00

80,00

7

Считыватель FPR-64WL (Em-Marine)

шт.

12

55,00

660,00

8

Аккумуляторы 12В 7,2 Аы

шт.

9

14,00

126,00

9

Расходные материалы (кабель, короба, крепеж)

шт.

1

250,00

250,00

10

Блок питания ББП БИРП 12/3

шт.

2

85,00

170,00

 

 

 

 

 

7 819,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Работы

Наименование

Ед. изм.

Количество

Цена, у.е.

Сумма, у.е.

1

Работы по установке и настройке СКУД

шт.

1

2500,00

2500,00

 

 

 

 

 

2 500,00

 

Стоимость программного обеспечения в данной смете уже включена в стоимость оборудования.

 

Итого, с учетом работ по установке, подключению и настройке оборудования, затраты компании, пожелавшей внедрить подобную систему, составят порядка 10 000 USD. При этом нужно понимать, что если у Вас на предприятии замечательный целеустремленный коллектив, преданный своему делу, то такая система Вам не нужна, или нужна только для регулирования доступа посторонних – никакой другой пользы вы из нее не извлечете.

 

Однако, если это не совсем так, и в компании присутствуют недобросовестные сотрудники и руководители среднего звена, то давайте посмотрим какие плюсы можно извлечь из внедрения подобной системы.

 

  • У руководителя любого уровня появится прозрачный механизм сквозного контроля дисциплины всей компании.
  • У руководителей среднего звена уменьшатся возможности для сокрытия дисциплинарных провинностей подчиненных.
  • Появятся объективные и актуальные данные по присутствию/отсутствию сотрудников на рабочем месте, которые можно будет сопоставить с результатами работы.
  • Появится механизм, который будет основанием для применения административного воздействия на сотрудников (сокращение премии при опоздании).

 

Осязаемый экономический эффект от внедрения довольно циничен – лишенные премий за опоздания сотрудники, как правило, довольно быстро окупают внедрения таких систем:

  • Если в Вашей компании штат составляет 50 чел.
  • Средняя ЗП персонала составляет 1000 USD.
  • 300 USD – размер средней премии за месяц.
  • Вы планируете лишать сотрудника 20% премии за каждое опоздание.
  • Ежедневно опаздывают 10% сотрудников.
  • 10% сотрудников опаздывают более чем 5 раз в месяц.

 

В этом случае экономия фонда заработной платы (ФЗП) по результатам учета опозданий за месяц составит = 1500 + 5400 USD.

 

Т.е. система учета рабочего времени окупится за 1,5 месяца. Срок окупаемости 1,5 – 2 месяца приблизительно соответствует инерционным показателям привыкания сотрудников к новым внутренним распорядкам.

 

Если срок прямой окупаемости оказывается более 2-х месяцев, то, вероятнее всего, за счет экономии ФЗП окупить СКУД и Учет рабочего времени сроки не получится, т.к. сотрудники привыкнут к новому режиму работы, и количество опозданий сократится.

Но в этом случае на первую роль выйдет фактор непрямых доходов в виде дополнительного рабочего времени сотрудников, которое они будут посвящать своим должностным обязанностям.

 

Вашей компании останется только грамотно аккумулировать полученные результаты – но это уже отдельная управленческая задача.

 

 

Поиск

Тема дня

В условиях сокращения платежеспособного спроса инструменты управления издержками и их оптимизации часто могут сыграть ключевую роль в преодолении кризисного периода и дать возможность компании продолжить успешную конкуренцию на рынке. Доля заработной платы в себестоимости продукции в России, в среднем, составляет 25%. В сфере ИТ-решений, консалтинга, сферы услуг доля заработной платы (ЗП) в себестоимости предлагаемых товаров может достигать 80%.

В таких условиях многие руководители компаний начинают задумываться о необходимости наличия на предприятии автоматизированной системы контроля дисциплины сотрудников. Наиболее распространенным решением в этой области являются системы контроля и упраления доступом (СКУД), в которые включены функции подготовки отчетов по рабочему времени сотрудников.

Подробнее ...